Dokumentation von Prozessen

Generate documentation

Bei der Dokumentation von Prozessen wird es manchem angst und bange.
Es gibt eine Vielzahl an Informationen und Funktionen, an die erinnert man sich nach einer manchmal sehr intensiven Implementierungsphase nicht mehr. Dadurch kommt dann bei der Dokumentation erneut ein recht hoher Zeit- und Arbeitsaufwand zustande.

WEBCON hat dafür eine prima Funktion mit eingebaut:

„Dokumentation von Prozessen“ – ON DEMAND

WEBCON hat vor einiger Zeit genau diesen Aspekt gesehen und frühzeitig darauf reagiert. Mit der Funktion, das man sich die umgesetzten Schritte, die eingebundenen Formulare und alle Felder automatisiert in ein Dokument ausgeben lassen kann, ist eine der besten Funktionen, die ich in einer Software bisher gesehen habe. Viele Einstellungen sind ziemlich langwierig aufzunehmen und (ver)brauchen viele wertvolle Zeit.

Auch gleicht die manuelle Dokumentation von Prozessen eher einer PowerPoint-Präsentation, da der Anteil von Screenshots doch vergleichsweise hoch ist.
In Projekten in Verbindung mit Meilensteinen ist diese Funktion ebenfalls prima nutzbar, da damit für alle eine aussagekräftige Abnahmedokumentation vorliegt hinsichtlich der Konfiguration. Alle weiteren Meilensteindokumente müssen natürlich noch vereinbarungsgemäß erzeugt werden.

Wo findet man diese Funktion im WEBCON BPS Management Studio?

Wenn ich einen Prozess aufbaue und alle Workflows konfiguriere, kann ich zu jeder Zeit eine Dokumentation erzeugen. Dies geht, wie im folgenden Screenshot gezeigt, sehr einfach:

Generate documentation -Dokumentation von Prozessen
Generate documentation

Durch den Klick auf „Generate documentation“ wird man auf eine Abfrage geleitet mit der Angabe des Pfades und der Sprache:

Generate documentation Pfad - Dokumentation von Prozessen
Generate documentation Pfad

Anschließend werden alle Informationen entsprechend aus dem Prozess und den anhängigen Workflows gesammelt und in das ausgewählte Template eingefügt.

Meine Word-Dokumentation des Starter-WEBCON-Workflows sieht dann wie folgt aus:

Asset Management Word-File (ca. 1MB, 40 Seiten Inhalt)

Dazu gibt es noch eine Exceltabelle, die alle Felder und die Einstellungen der Feld-Matrix aufführt:

Asset Management-Excel-File (ca 100kB)

Mit diesen beiden Dateien sind unserer Meinung nach verscheidene Anforderungen abgedeckt.

Mittels dieser ausführlichen Doku ist auch ein Neuaufbau des Prozesses problemlos möglich…vor allem hinsichtlich eines Worst-Case-Szenarios (Datensicherung nicht verfügbar und Rechenzentrum ist abgebrannt, Doku im Feuerfesten Safe und/ oder an alternativer Stelle gespeichert).

Seit WEBCON dokumentiere ich auch wieder „gerne“ 🙂

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