Löschen von angehängten Dateien

Ich habe mich heute mal intensiver mit Anhängen im Bereich WEBCON BPS beschäftigt. Für eine Kundenanfrage habe ich verschiedene Dinge getestet und intensiver betrachtet.
Dabei kommt man natürlich nicht um das Löschen von angehängten Dateien herum. Was gibt es für Informationen dabei zu beachten oder zu besprechen?

Das ist richtig, und genau da kann das Problem schon entstehen.

Aber entspannt der Reihe nach. Ich habe eine Workflowinstanz, der ich eine Datei spendiert habe.
Das sieht dann wie folgt aus:

Attachments
Attachments

Wird ein Dokument nun gelöscht, landet es nicht im SharePoint Papierkorb. Es wird umgehend gelöscht. Dies ist technisch bedingt, da WEBCON BPS vollständig „ausserhalb“ von SharePoint ist. Ausschließlich die Präsentationsschicht und verschiedene Basisfunktionen kommen von SharePoint. Für Anwender ist dies aber nicht sichtbar.

Wie geht es denn anders?

BPS kann Anhänge auch per Aktion löschen. Damit sind verschiedene Optionen möglich. Es ist nämlich möglich, den Anhang zu löschen, aber nur an der Instanz. Die Datei als solches bleibt am Workflow verbunden.
Hier zunächst die Optionen:

Anhang-optionen1
Anhang Optionen

Und nun die Darstellung, wenn wir die Datei per Aktion gelöscht haben mit der oberen Option „Remove attachment and leave attachment’s history“:
Löschen-Option1

Die Datei ist weg. In den Datenbanken im Hintergrund ist die Datei aber noch zu finden.
Auch über die Workflow-History ist die Datei noch auffindbar. So ist aber die Nachweispflicht für Audits gewährleistet.

Weiterlesen